檢測實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可采購管理的那些事
2018-10-09
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檢測實(shí)驗(yàn)室的服務(wù)和供應(yīng)品的采購直接影響檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)對(duì)外購物品和相關(guān)服務(wù)進(jìn)行有效地控制和管理，以保證檢驗(yàn)結(jié)果的質(zhì)量。
在當(dāng)前嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的發(fā)展在新形勢、新要求、新壓力、新考驗(yàn)面前如何做到有新的突破、新跨越，是值得我們思考的問題。由于處在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作的前沿，筆者想談?wù)剬?duì)檢測機(jī)構(gòu)采購管理的一些看法。
采購管理的重要性
在檢測工作嚴(yán)峻的形勢下，檢測機(jī)構(gòu)要立于不敗之地，必須依托現(xiàn)代化的管理思想和手段，對(duì)資源進(jìn)行有效的整合，控制好每一個(gè)檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，保證檢驗(yàn)工作順利有序地開展，從而保證檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效。采購管理作為檢驗(yàn)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接影響著檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性，因此，切實(shí)做好采購管理顯得尤為重要。采購管理不是簡單的資料的收集、物品的采購、供方的選擇，而是一個(gè)有效的管理過程，要有相應(yīng)的采購管理規(guī)程。實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則4.5條款也明確指明了采購管理的重要性，檢測實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立并保持對(duì)檢測或校準(zhǔn)質(zhì)量有影響的服務(wù)相供應(yīng)品的選擇、購買、驗(yàn)收和儲(chǔ)存等的程序，以確保服務(wù)和供應(yīng)品的質(zhì)量。
在當(dāng)今市場競爭中，形成競爭優(yōu)勢和核心競爭力的已不再是那些有形的儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室、資本等資源，而是管理、人才、技術(shù)、市場、品牌形象等無形資源，如何做好這些無形資源的管理和應(yīng)用非常的重要。合理有效地采購管理能夠通過維持基本的供應(yīng)商數(shù)量，來獲得較低的價(jià)格和更好的服務(wù)，減少采購時(shí)對(duì)供應(yīng)商選擇的額外成本，并能及時(shí)有效地供應(yīng)相應(yīng)的物品和服務(wù)，滿足需方的應(yīng)急、突發(fā)、意外等情況下的工作需要。此外，通過對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行積極有效的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)和管理，能夠及時(shí)地了解供方的物品和服務(wù)的質(zhì)量狀況，合理選購所需供應(yīng)品，確保有相應(yīng)的售后服務(wù)保障，從而保證檢測過程質(zhì)量受控，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)工作效率和效益的最大化。
采購管理的現(xiàn)狀
1.缺乏完善詳細(xì)的采購計(jì)劃
采購計(jì)劃是采購管理的一個(gè)首要環(huán)節(jié)。基層檢測實(shí)驗(yàn)室普遍存在無采購計(jì)劃、采購計(jì)劃流于形式、口頭采購等問題，且采購計(jì)劃往往不能有效地反映整年度的采購所需，采購人員對(duì)采購重要性的認(rèn)識(shí)缺失。有些基層檢測機(jī)構(gòu)往往是現(xiàn)需現(xiàn)買，無計(jì)劃性可言。
2.采購過程中缺乏有效的信息溝通
省市級(jí)的檢測機(jī)構(gòu)會(huì)有相應(yīng)的采購部門，對(duì)于基層實(shí)驗(yàn)室，辦公室一般負(fù)責(zé)其檢測所需供應(yīng)品和服務(wù)的具體采購工作。由于檢測實(shí)驗(yàn)室采購物品主要是儀器設(shè)備、化學(xué)試劑、實(shí)驗(yàn)器材等，具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，采購人員需要與質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行有效的溝通，明確供應(yīng)品具體的質(zhì)量要求以滿足檢驗(yàn)所需。而實(shí)際工作中存在采購人員為非專業(yè)人員，存在認(rèn)識(shí)真空區(qū)，容易對(duì)供應(yīng)品的相關(guān)信息理解失誤或者誤解，通常會(huì)出現(xiàn)采非所用、采購物品存在質(zhì)量缺陷、采購不暢等問題，造成資金浪費(fèi)和工作延遲。此外，檢測實(shí)驗(yàn)室的基礎(chǔ)建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性，由于資金和其他方面的原因，某些基層檢測機(jī)構(gòu)存在非標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和購買情況，雖基本可以開展檢測工作，但實(shí)質(zhì)上不能滿足標(biāo)準(zhǔn)檢測實(shí)驗(yàn)室的基本要求，對(duì)檢測實(shí)驗(yàn)室的長遠(yuǎn)發(fā)展造成一定的影響。
3.缺少對(duì)供應(yīng)商的管理
采購相關(guān)人缺乏對(duì)供應(yīng)商的選擇和評(píng)定過程，或者形式簡單，往往根據(jù)以往的合作經(jīng)驗(yàn)，定點(diǎn)購買，對(duì)供應(yīng)商的具體資質(zhì)和基本情況未進(jìn)行深入細(xì)致的了解和調(diào)查。特別是大型儀器設(shè)備，資金量大，需要認(rèn)真地選定供應(yīng)商，通過調(diào)查研究或者實(shí)地考察，請教相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員評(píng)定，最終選定最滿足檢驗(yàn)要求的供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)資料要進(jìn)行存檔，特別是儀器設(shè)備供應(yīng)方要查閱其計(jì)量認(rèn)證證書，確保儀器設(shè)備質(zhì)量。采購人員只是簡單地了解供應(yīng)商相關(guān)產(chǎn)品資料即下達(dá)采購計(jì)劃，或者同行業(yè)推薦購買，未對(duì)供應(yīng)商作詳細(xì)的調(diào)查研究報(bào)告。采購形式多為詢價(jià)采購，缺乏有效的供應(yīng)商選擇和評(píng)定過程，比價(jià)流于形式，存在盲區(qū)。此外，后期對(duì)供應(yīng)商未進(jìn)行有效地跟蹤評(píng)價(jià)和管理，缺少合格供應(yīng)方基本檔案，不能及時(shí)有效地對(duì)供應(yīng)品的質(zhì)量進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
4.缺少有效的驗(yàn)收記錄和后期跟蹤
采購物品往往只是簡單的清點(diǎn)數(shù)量和查看包裝是否完好，缺乏詳細(xì)的驗(yàn)收記錄，缺少采購物品具體的購置日期、價(jià)格、生產(chǎn)商、發(fā)票、廠家聯(lián)系方式、主配件、售后服務(wù)等采購信息，不利于供應(yīng)品的日常管理和后期維護(hù)。
5.采購工作缺少監(jiān)督制衡機(jī)制
實(shí)驗(yàn)室物資采購?fù)莆赵谝粋€(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里，由一人制定采購計(jì)劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機(jī)制。在采購行為中，與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長此以往，就會(huì)產(chǎn)生對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于尋找新的更好的供應(yīng)商，在采購工作中還會(huì)出現(xiàn)不正之風(fēng)，影響正常的物資采購工作。
改進(jìn)措施
檢測實(shí)驗(yàn)室的采購管理，主要是采購計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、供應(yīng)品驗(yàn)收管理三個(gè)方面，它們是科學(xué)管理的主要出發(fā)點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的關(guān)鍵。
1.采購計(jì)劃的管理
檢測實(shí)驗(yàn)室采購管理很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)是采購計(jì)劃，基層往往缺乏詳細(xì)的采購計(jì)劃，大多數(shù)流于口頭傳達(dá)相關(guān)負(fù)責(zé)人或者詢價(jià)采購。采購申請書是采購的第一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員要及時(shí)有效地掌握本實(shí)驗(yàn)室的基本供應(yīng)品和服務(wù)需求情況，做好日常工作及突發(fā)和應(yīng)急情況下采購需求信息的匯總，在保證滿足工作所需的前提下，對(duì)全年的采購量進(jìn)行預(yù)測，制定出詳實(shí)有效合理的采購申請，以書面報(bào)告形式上報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審閱，并且及時(shí)反饋給采購部門。采購人員根據(jù)技術(shù)人員提供的采購申請編制詳細(xì)采購計(jì)劃，有條不紊地分階段開展采購工作，每次采購要編制詳細(xì)的采購申請書，要有采購物品的名稱、型號(hào)、質(zhì)量要求等信息，涉及技術(shù)性問題的要及時(shí)與技術(shù)和質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通和確認(rèn)，確保購置物品的質(zhì)量滿足要求，最后報(bào)請主管審批后，開始購置，并保存相關(guān)采購資料。
2.供應(yīng)商的管理
檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立健全服務(wù)和供應(yīng)品管理程序，對(duì)影響檢驗(yàn)結(jié)果的因素進(jìn)行分析，對(duì)分布在抽樣、樣品流轉(zhuǎn)及處置、檢測檢驗(yàn)設(shè)備、人員、方法、設(shè)施和環(huán)境，使用的消耗材料和試劑等諸多方面的影響因素進(jìn)行控制，尤其需要獲取供應(yīng)影響檢驗(yàn)結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑盒消耗材料等供應(yīng)品的供應(yīng)商的資質(zhì)證明和經(jīng)營范圍(能力)材料，至少包括法人資格、營業(yè)執(zhí)照副本、批準(zhǔn)生產(chǎn)經(jīng)營范圍、質(zhì)量保證等材料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合格評(píng)價(jià)，列出合格供應(yīng)商名錄，并對(duì)影響檢驗(yàn)結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑和消耗材料等供應(yīng)品進(jìn)行采購、技術(shù)驗(yàn)收、有效性核查、安全保管、保留相關(guān)記錄。
供應(yīng)商的選擇和評(píng)定直接關(guān)系檢測工作的質(zhì)量，所以必須對(duì)其經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)評(píng)定。質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)核實(shí)供應(yīng)商的基本信息，對(duì)其資質(zhì)的有效性、經(jīng)營范圍等方面進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)定，多方調(diào)查和核查，評(píng)定合格供方名單，并要對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)和管理。建立供方基本檔案，有效地進(jìn)行管理。每次供應(yīng)活動(dòng)有相應(yīng)的記錄和評(píng)價(jià)，及時(shí)有效地記錄和反饋信息。對(duì)出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行控制和解決。
3.供應(yīng)品的驗(yàn)收管理
采購的物品或設(shè)備要有詳細(xì)的驗(yàn)收記錄，并可查詢，一方面清點(diǎn)物品是否滿足實(shí)驗(yàn)所需，更重要的是檢驗(yàn)供應(yīng)品的質(zhì)量，對(duì)供應(yīng)品的有效性進(jìn)行核查，保證直接影響檢驗(yàn)結(jié)果的供應(yīng)品的質(zhì)量。對(duì)于儀器設(shè)備要建立詳細(xì)的設(shè)備購置和驗(yàn)收記錄，包括具體的購置時(shí)間、型號(hào)、價(jià)值、安裝調(diào)試狀況等，便于后期開展工作，確保每一項(xiàng)物品都有據(jù)可查。驗(yàn)收報(bào)告要及時(shí)反饋技術(shù)負(fù)責(zé)人，通過質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核后，方可投入使用，保存設(shè)備驗(yàn)收檔案。
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